OFERTA

Krajowy System
e-Faktur (KSeF)

KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to obowiązkowe narzędzie Ministerstwa Finansów do wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur elektronicznych. Jego wprowadzenie ma na celu ujednolicenie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz usprawnienie rozliczeń podatkowych.

Napisz do nas

Co to jest KSeF?

KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur

– to obowiązkowe narzędzie Ministerstwa Finansów do wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur elektronicznych. Jego wprowadzenie ma na celu ujednolicenie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz usprawnienie rozliczeń podatkowych.

Kogo dotyczy KSeF?

Wszystkich podatników VAT czynnych i zwolnionych,

Przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,

Spółki prawa handlowego,

Podmioty zagraniczne posiadające w Polsce obowiązek podatkowy.

Co oznacza KSeF dla przedsiębiorców?

Wszystkie faktury będą wystawiane i przesyłane za pośrednictwem Systemu Ministerstwa Finansów.

Przedsiębiorcy zyskają jeden, bezpieczny sposób przechowywania i odbioru faktur.

Faktury elektroniczne będą dostępne dla kontrahentów w czasie rzeczywistym.

Skróceniu ulegnie czas oczekiwania na zwrot podstawowy VAT w ciągu 40 dni.

Harmonogram
obowiązkowego KSeF

1 lutego 2026

– obowiązek dla dużych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.).

1 kwietnia 2026

– obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.

1 stycznia 2027

– odroczenie dla mikroprzedsiębiorców wykluczonych cyfrowo.

Najważniejsze zmiany i zasady KSeF

Faktury wyłącznie w formie elektronicznej: dwa tryby wysyłania faktur: online (bezpośrednio przesyłane do systemu) i offline24 (z późniejszym przesłaniem do KseF)- w systuacji gdy brak internetu, czy praca w terenie, przesłana najpóźniej następnego dnia roboczego.

Nie będzie konieczności przechowywania faktur papierowych i elektronicznych we własnym archiwum- KSeF przechowa je przez 10 lat,

Odbiorca otrzyma fakturę w systemie natychmiast po jej zatwierdzeniu,

Eliminacja błędów formalnych, dzięki standaryzacji faktur

Możliwość dołączania załączników do faktur
(do 3 MB)- wymaga zgody Szefa KAS.

Nowe certyfikaty i metody uwierzytelniania – podpis elektroniczny, Profil Zaufany, pieczęć elektroniczna.

Paragony fiskalne z NIP do 31 lipca 2026 traktowane jako faktura uproszczona do 450 zł, mogą być stosowana poza systemem KseF

Okres przejściowy w 2026 roku – brak kar za błędy we wdrożeniu systemu.

Od 2027 roku możliwe sankcje za nieprzestrzeganie obowiązków.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Aby korzystać z systemu, przedsiębiorca musi:

posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany ePUAP lub pieczęć elektroniczną,

złożyć wniosek o nadanie uprawnień do korzystania z KSeF (na formularzu ZAW-FA),

wskazać osoby, które będą uprawnione do wystawiania i odbierania faktur w systemie.

Jakie dokumenty należy złożyć?

Formularz ZAW-FA – zgłoszenie podmiotów i osób uprawnionych do korzystania z KSeF,

Dokumenty potwierdzające tożsamość osoby uprawnionej (np. NIP, PESEL, dane identyfikacyjne),

W przypadku spółek – uchwała lub pełnomocnictwo do wyznaczenia osób odpowiedzialnych.

Na co musisz się przygotować

Sprawdź, czy Wasze systemy księgowe/ fakturowe są lub będą kompatybilne z KSeF (czy producent oprogramowania przewiduje integrację, API itp),

Zadbać o narzędzia uwierzytelniania(np. Podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, profil zaufany),

Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie - kwestie techniczne, nowy format, procedury offline itp.,

Ustalić procedury wewnętrzne: kto wystawia, kto sprawdza, kto wysyła, jak postępować w przypadku trybu offline czy awarii, jak archiwizować dokumenty, jak odbierać faktury otrzymane przez Ksef.,

Upewnić się, że możliwe będzie odbieranie faktur od kontrahentów także z KSeF po wejściu obowiązków- czyli mieć dostęp, konto/uprawnienia itp.

Jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą, sprawdzić, czy spełniasz kryteria “wykluczonego cyfrowo”- mogą Cię dotyczyć odroczenia.

Nasze biuro rachunkowe jest gotowe

Chcemy Państwa uspokoić – jesteśmy w pełni przygotowani na zmiany.

W naszej pracy wykorzystujemy nowoczesne systemy Saldeo oraz Enova365, które są dostosowane do obsługi KseF. Dzięki temu zapewniamy naszym klientom sprawną i bezpieczną obsługę rozliczeń po wdrożeniu nowych przepisów.

UMÓW KONSULTACJĘ

STREFA KSeF
w Business Mind

Gotowość Twojej firmy na KSeF z Business Mind:
  • Pełna integracja z systemami księgowymi Saldeo i Enova365
  • Automatyczne wystawianie i odbieranie e-faktur
  • Eliminacja błędów formalnych i ludzkich
Korzyści biznesowe:
  • Usprawnienie rozliczeń i zwiększenie bezpieczeństwa transakcji
  • Bezpieczne przechowywanie faktur przez 10 lat
  • Skrócenie zwrotu VAT do 40 dni

Skontaktuj się z nami

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości.

    IMIĘ I NAZWISKO
    E-MAIL
    NR TELEFONU
    BRANŻA*
    NAZWA FIRMY
    FORMA PRAWNA DZIAŁALNOŚCI
    LICZBA OSÓB W FIRMIE
    WIADOMOŚĆ
    rozwiń +-

    Subskrybując, zgadzasz się na naszą Politykę Prywatności i wyrażasz zgodę na otrzymywanie aktualności.